Aktieboken är en offentlig handling och ska enligt Aktiebolagslagen (ABL) hållas tillgänglig för insyn. Vid en begäran måste den tillhandahållas utan onödiga dröjsmål, och bolaget kan inte kräva att någon fysiskt besöker en viss plats för att ta del av den.
Att kräva fysisk tillhandahållande av aktieboken strider mot lagens syfte, som är att säkerställa snabb insyn i offentlig handlingar.
Digital tillgänglighet och snabb hantering
Om aktieboken hanteras eller lagras digitalt, ska den även kunna lämnas ut digitalt. Detta säkerställer öppenhet och insyn för alla, oavsett var de befinner sig. Utlämningen ska ske på ett sätt som främjar enkel åtkomst, och det är inte tillåtet att fördröja eller förhala processen genom att exempelvis kräva fysiskt besök.
GDPR påverkar inte rätten till insyn
En vanlig fråga är om GDPR kan begränsa utlämningen av aktieboken, men enligt lagstiftningen är det inte fallet. Aktiebolagslagen har företräde i detta sammanhang, vilket innebär att bolaget måste lämna ut aktieboken vid en begäran. Den som mottar informationen ansvarar sedan för att hantera den i enlighet med gällande dataskyddsregler.
Vad händer om aktieboken inte lämnas ut?
Om aktieboken inte tillhandahålls enligt lagen kan styrelsens medlemmar hållas personligt ansvariga. Att inte följa dessa regler kan medföra böter eller i allvarligare fall fängelse upp till ett år.
Därför är det viktigt att företag ser till att aktieboken alltid är lättillgänglig och att begäran om insyn hanteras skyndsamt och korrekt. Genom att följa reglerna säkerställer bolaget en smidig hantering och efterlevnad av lagen.
Hur snabbt ska du lämna ut aktieboken?
Enligt Justitieombudsmannen (JO) ska besked om utlämnande av en offentlig handling ges samma dag som begäran görs. Om det krävs tid för att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken lämnas ut omedelbart.
Detta innebär att du har en kort tidsfrist på några dagar för att tillhandahålla aktieboken och att onödiga dröjsmål inte är tillåtna.
