Återbetalningar är vanliga i företagets ekonomi och kan uppstå i flera olika sammanhang. Kanske får du tillbaka pengar från en leverantör, kanske återbetalar du en kund, eller så gäller det en återbetalning av moms från Skatteverket. Men hur bokför man en återbetalning korrekt?
Här går vi igenom de vanligaste typerna av återbetalningar och hur du hanterar dem i bokföringen – med exempel, konton och tips för både företagare och bokföringsbyråer.
Återbetalning från leverantör (t.ex. kreditfaktura)
Om du får tillbaka pengar från en leverantör för en tidigare faktura (t.ex. retur, felaktig vara), bokförs återbetalningen mot samma konto som ursprungliga kostnaden.
Exempel – återbetalning för tidigare inköp på 1 000 kr + moms:
- Debet 1930 – Företagskonto
- Kredit 4010 – Inköp av varor
- Kredit 2641 – Ingående moms
Detta korrigerar den ursprungliga kostnaden och momsen.
Återbetalning till kund (t.ex. felaktig faktura eller retur)
Om du har fakturerat en kund felaktigt eller om de returnerar en vara, behöver du återbetala pengarna och bokföra detta som en minskning av intäkten.
Exempel – återbetalning av 1 250 kr (inkl. 250 kr moms):
- Debet 3010 – Försäljning
- Debet 2611 – Utgående moms
- Kredit 1930 – Företagskonto
Återbetalning av moms från Skatteverket
Om din momsredovisning visar att du ska få pengar tillbaka, bokför du inbetalningen från Skatteverket så här:
- Debet 1930 – Företagskonto
- Kredit 2650 – Redovisningskonto för moms
Detta gäller oavsett om du redovisar moms månadsvis, kvartalsvis eller årsvis.
Återbetalning av för mycket inbetalt belopp från kund
Om en kund råkat betala för mycket, och du återbetalar överskottet, bokför du det som en tillfällig skuld och sedan bort när återbetalning sker:
När betalningen inkommer:
- Debet 1930 – Företagskonto
- Kredit 2420 – Förskott från kund (eller 2890 – Övriga kortfristiga skulder)
Vid återbetalning:
- Debet 2420/2890
- Kredit 1930
Återbetalning från försäkring eller annan intäkt
Om du får en återbetalning från t.ex. försäkringsbolag eller annan extern part, bokförs det beroende på vad pengarna avser – oftast som en minskad kostnad.
Exempel – återbetalning av tidigare betald försäkring:
- Debet 1930 – Företagskonto
- Kredit 6310 – Företagsförsäkringar
Vanliga misstag
- Att bokföra återbetalningen som en ny intäkt eller ny kostnad
- Att inte spegla originaltransaktionen med rätt momskonto
- Att använda fel konton, vilket försvårar bokslut och rapporter
- Att blanda ihop återbetalningar från Skatteverket med vanliga intäkter
Information till bokföringsbyråer och företagare
Till bokföringsbyråer: Återbetalningar verkar enkla, men fel hantering är vanligt – särskilt när det gäller moms och kontokopplingar. Se till att återbetalningar alltid speglar den ursprungliga transaktionen och att dina kunder förstår hur momsen ska justeras.
Påminn också om att återbetalningar ibland sköts av anställda som hanterar betalningar eller kundservice. Därför är det klokt att företaget har ett lojalitetsavtal med dessa personer – för att klargöra ansvar, integritet och ekonomisk hantering.
