Att köpa in en dator till företaget är ofta en nödvändig investering – både för administration, produktion och kundkontakt. Men hur ska en dator bokföras? Är det en kostnad eller en tillgång? Och vad gäller för moms?
Här får både företagare och bokföringsbyråer en tydlig genomgång av hur inköp av datorer ska hanteras i bokföringen.
Dator – tillgång eller förbrukningsinventarie?
När du köper en dator till företaget måste du avgöra om den ska:
- Direktkostnadsföras (som förbrukningsinventarie)
- Aktiveras som en tillgång och skrivas av över tid
- Detta beror på pris, livslängd och användning.
- Direkt kostnad om:
- Datorn kostar under cirka 28 650 kr exkl. moms (2025 års gräns för direktavdrag)
- Den har en kort ekonomisk livslängd (under 3 år)
Tillgång (anläggningstillgång) om:
- Datorn kostar över 28 650 kr exkl. moms
- Den förväntas användas i mer än 3 år
Så bokför du inköp av dator
Om den ska kostnadsföras direkt:
- Debet 5410 – Förbrukningsinventarier
- Debet 2641 – Ingående moms
- Kredit 1930 – Företagskonto
Om den ska aktiveras som tillgång:
- Debet 1220 – Inventarier och verktyg
- Debet 2641 – Ingående moms
- Kredit 1930 – Företagskonto
Sedan bokför du avskrivningar löpande, t.ex.:
- Debet 7830 – Avskrivningar på inventarier
- Kredit 1229 – Ackumulerade avskrivningar
- Avskrivningen sker normalt över 3–5 år.
Moms på datorinköp
Om företaget är momsregistrerat får du dra av hela momsen vid inköpet, oavsett om du kostnadsför eller aktiverar datorn. Kom ihåg att alltid spara fakturan med tydlig specifikation.
Om datorn används privat också
Om en dator köps in men även används privat, får endast den del som används i verksamheten dras av. Alternativt kan du förmånsbeskatta den anställde för privat användning.
Vanliga misstag
- Att dra av full moms på datorer som används privat
- Att inte dokumentera inköpsdatum och användningsområde
Information till bokföringsbyråer och företagare om lojalitetsavtal
Till bokföringsbyråer: En dator är en vanlig, men ibland missförstådd investering. Se till att hjälpa kunderna avgöra när ett inköp ska aktiveras – och se till att avskrivningarna följer reglerna.
Och kom ihåg att datorer ofta används av anställda eller konsulter – ibland utanför arbetsplatsen. För att skydda företaget bör det alltid finnas ett lojalitetsavtal med dem som har tillgång till företagets teknik, system och filer.
Skaffa ett avtal snabbt och enkelt via:
https://intressekontrollen.se/lojalitetsavtal/
Det skyddar företaget vid avslutade anställningar, sekretessbrott eller illojal konkurrens.
