När ditt företag får utbetalning från ett försäkringsbolag – exempelvis på grund av en skada, ett inbrott eller en förstörd tillgång – måste den hanteras rätt i bokföringen. Försäkringsersättningar kan påverka både resultat och moms, beroende på vad ersättningen avser.
Här går vi igenom hur du bokför försäkringsersättning på ett korrekt och tydligt sätt.
När får man försäkringsersättning?
Försäkringsersättning kan betalas ut i flera olika sammanhang:
- Skador på egendom (maskiner, bilar, inventarier)
- Stöld eller inbrott
- Avbrott i verksamheten (ex. stilleståndsersättning)
- Sjukdom eller olycka (t.ex. företagsägares personförsäkring)
- Självriskersättning
Hur ersättningen ska bokföras beror på vad pengarna avser och om det rör en tillgång, intäkt eller kostnadstäckning.
Bokföra försäkringsersättning – så gör du
- Ersättning för skadad egendom
Om försäkringsersättningen gäller t.ex. en maskin, ett fordon eller en inventarie som blivit förstörd, bokför du ersättningen som en övrig rörelseintäkt:
- Debet 1930 – Företagskonto
- Kredit 3980 – Erhållna försäkringsersättningar
Om den skadade tillgången ska utrangeras, bokförs även restvärdet bort från balansräkningen.
- Ersättning för kostnader
Om ersättningen avser kostnader (ex. självrisk, hyrbil, reparationskostnader), bokför du intäkten mot det konto som kostnaden tidigare belastat:
- Debet 1930
- Kredit 5619 (för fordonskostnader) eller motsvarande kostnadskonto
- Försäkringsersättning vid sjukdom eller personskada
Om försäkringsersättningen avser ägarens privata försäkring, hör den inte hemma i bokföringen alls – den är privat. Men om det är en företagsbetald personförsäkring (t.ex. avbrottsförsäkring eller sjukförsäkring kopplad till bolaget), kan den bokföras som:
- Debet 1930
- Kredit 3980 – Erhållna försäkringsersättningar
Moms – vad gäller?
Försäkringsersättning är normalt momsfri. Du ska inte bokföra någon moms i samband med ersättningen – varken som ingående eller utgående moms.
Undantag: Om du får ersättning för en kostnad där moms tidigare dragits, ska du inte lägga på moms på ersättningen. Du redovisar alltså endast nettobeloppet.
Vanliga misstag
- Att blanda ihop privat och företagsrelaterad ersättning
- Att bokföra försäkringsersättning som försäljningsintäkt
- Att lägga på moms där det inte ska vara någon
- Att glömma ta bort utrangerade tillgångar som förstörts eller sålts
Information till bokföringsbyråer och företagare
Till bokföringsbyråer: Försäkringsersättningar kommer ofta oregelbundet och kan vara svåra att tolka – särskilt om kunden inte skickar med dokumentation. Säkerställ att du vet vad ersättningen avser, och be om underlag från försäkringsbolaget.
Passa även på att uppmana dina kunder att skriva lojalitetsavtal med sina anställda – särskilt de som hanterar ekonomi, tillgångar eller har insyn i försäkringsärenden. Ett lojalitetsavtal skapar tydlighet och minskar risken för oklarheter eller tvister i samband med skador, ansvar eller ersättningar.
