Att bo på hotell i samband med tjänsteresor är en vanlig kostnad i företag. Men det gäller att veta hur hotellkostnaden ska bokföras, vad som gäller för moms – och hur du särskiljer mellan privat och affärsrelaterat boende. Här går vi igenom hur både företagare och bokföringsbyråer bör hantera hotellkostnader i bokföringen.
Vad räknas som en avdragsgill hotellkostnad?
Hotellkostnader är avdragsgilla om övernattningen sker:
- I samband med en tjänsteresa
- För kundmöte, utbildning, konferens eller liknande
- På uppdrag för företaget
Privata hotellvistelser (även om de bokas med företagets kort) är inte avdragsgilla och ska återbetalas av den anställde eller förmånsbeskattas.
Så bokför du hotellkostnaden
Exempel – hotell vid tjänsteresa i Sverige:
- Debet 5830 – Logi vid tjänsteresa
- Debet 2641 – Ingående moms (ofta 12 % i Sverige)
- Kredit 1930 – Företagskonto
Om anställd lagt ut för hotell:
- Debet 5830
- Debet 2641
- Kredit 2893 – Skuld till anställd
Vad gäller för moms på hotell?
- Inrikes hotellvistelser har vanligtvis 12 % moms, som är avdragsgill för företaget om det gäller tjänsteresa.
- Utländska hotellvistelser har ofta lokal moms, men den är inte avdragsgill i svensk momsredovisning. Spara kvitto ändå – det kan användas som underlag för eventuellt momsåtertag via ombud i vissa länder.
- Moms på frukost kan ibland ingå eller specificeras – även den bokförs på konto 2641 om den är separat och momspliktig.
Viktigt att tänka på
- Separera logi från måltider och andra kostnader på hotellfakturan.
- Nattlogi är avdragsgill – men andra inslag som minibar, spa eller nöje kan behöva bokföras separat eller som ej avdragsgill representation.
- Spara alltid underlag med tydlig specifikation (t.ex. namn på hotell, datum, pris, moms).
Vanliga misstag
- Att bokföra hela beloppet på ett klumpkonto (utan uppdelning)
- Att inte förmånsbeskatta vid privat övernattning betald av företaget
- Att lägga hotellkostnader på fel konto.
Information till bokföringsbyråer och företagare gällande lojalitetsavtal
Till bokföringsbyråer: Hotellkostnader är en vanlig post i företagsresor, men det finns många detaljer att hålla koll på – särskilt när det gäller moms och privata inslag. Hjälp era kunder att skilja på avdragsgill logi och kostnader som bör förmånsbeskattas eller bokföras separat.
Och kom ihåg att personer som reser i företagets namn också bär på förtroende. Därför bör företag ha ett lojalitetsavtal med sina anställda – särskilt om de hanterar resor, utlägg eller företagskort.
Ett lojalitetsavtal tydliggör ansvar, förväntningar och skapar trygghet både för arbetsgivaren och den anställde.
