Att hyra bil i verksamheten är vanligt, både för tillfälliga resor och som alternativ till företagsbil. Men hur bokförs en hyrbil korrekt? Vad gäller för avdrag, moms, drivmedel och förmåner? Det finns flera detaljer att hålla koll på – särskilt när hyrbilen används i blandad eller privat körning.
Här får både företagare och bokföringsbyråer en tydlig genomgång av hur du bokför hyrbil på rätt sätt.
Vad räknas som hyrbil?
En hyrbil är en tillfällig bilkostnad som företaget betalar för ett specifikt ändamål – till exempel en tjänsteresa, kundmöte, mässa eller uppdrag. Hyran gäller vanligtvis per dag eller vecka, och bilen returneras efter användning.
Det är inte samma sak som leasing, som gäller längre tid (ofta över 1 år).
Så bokför du kostnaden för hyrbil
Exempel – hyra av bil i Sverige:
- Debet 5820 – Leasing av personbil / hyrbil
- Debet 2641 – Ingående moms (delvis avdragsgill – se nedan)
- Kredit 1930 – Företagskonto
Vad gäller för moms på hyrbil?
Om hyrbilen är en personbil, är momsavdraget begränsat enligt Skatteverkets regler:
- Endast 50 % av momsen får dras av om bilen används i verksamheten
- Ingen moms får dras av om bilen även används privat (eller kan användas privat)
- Undantag: Om du hyr lätt lastbil eller transportbil som används i verksamheten, kan 100 % av momsen dras av.
Bokföra moms på hyrbil – exempel
- Faktura: 2 000 kr + 500 kr moms (personbil) → Endast 250 kr (50 % av 500 kr) får dras av som ingående moms.
- Debet 5820 – 2 000 kr
- Debet 2641 – 250 kr
- Kredit 1930 – 2 250 kr
- Resterande 250 kr av momsen bokförs tillsammans med hyran som en kostnad – det får alltså inte dras av.
Drivmedel till hyrbil – separat kontering
Om företaget betalar bränsle för hyrbilen, bokförs det på konto 5611 (bensin/diesel) med full moms, förutsatt att det används i tjänsten.
Exempel:
- Debet 5611 – Bensin
- Debet 2641 – Ingående moms (100 % avdragsgill)
- Kredit 1930 – Företagskonto
Hyrbil med privat användning
Om hyrbilen används privat av ägare eller anställd, ska det förmånsbeskattas. Värdet beräknas enligt Skatteverkets riktlinjer eller utifrån faktisk kostnad. Detta ska även redovisas som lön i arbetsgivardeklarationen.
Vanliga misstag
- Att dra av full moms på personbilshyra
- Att bokföra hyrbil som leasing (det är olika konton)
- Att inte särskilja drivmedel från hyrkostnad
- Att glömma förmånsbeskattning vid privat användning
Information till bokföringsbyråer och företagare
Till bokföringsbyråer: Hyrbil är en vanlig kostnad men hanteras ofta fel – särskilt gällande moms och privat användning. Påminn era kunder om att endast 50 % av momsen på personbil får dras av, och att bränslekostnad ska separeras i bokföringen.
Om anställda hanterar hyrbilar, gör resor eller har ansvar för betalningar, bör företaget även ha ett lojalitetsavtal. Det minskar risken för missbruk, otydlighet och oönskade förmåner.
