Att ha kaffe, te eller enklare fika tillgängligt på kontoret är en självklarhet för de flesta arbetsplatser. Men även sådana vardagliga kostnader måste bokföras korrekt. Vad gäller egentligen vid inköp av kaffe till kontoret – är det avdragsgillt, hur hanteras momsen, och vilket konto ska användas?
Här får du en tydlig guide för både företagare och bokföringsbyråer.
Är kaffe till kontoret avdragsgillt?
Ja – om det är avsett för personalen och används i den löpande verksamheten, räknas det som en personalförmån/förbrukningsmateriel och är avdragsgill. Det kan gälla:
- Kaffe och te
- Filter, mjölk, socker
- Frukt eller enklare kontorsfika
Det gäller även om företaget bara består av ägaren själv.
Så bokför du kaffe till kontoret
Exempel – inköp av kaffe till personalutrymme:
- Debet 7690 – Övriga personalkostnader (alternativt 6110 – Kontorsmaterial, om det bokförs som förbrukning)
- Debet 2641 – Ingående moms
- Kredit 1930 – Företagskonto
Vad gäller för moms?
Moms på kaffe och förbrukning på kontoret är normalt avdragsgill, eftersom det är en löpande kostnad för verksamheten. Det gäller dock bara när det är för internt bruk, inte i samband med representation eller gåvor.
- Viktigt: Om kaffe köps in specifikt till ett kundmöte eller en extern presentation, ska det hanteras som representation, inte personalfika.
Kaffe som representation
- Om du köper kaffe till ett kundmöte, seminarium eller liknande där externa gäster deltar, gäller andra regler:
- Bokför på konto 6071/6072 – Representation
- Momsavdrag kan vara begränsat eller inte tillåtet alls (beroende på belopp och typ av förtäring)
Vanliga misstag
- Att bokföra allt fika som representation – även när det är för internt bruk
- Att missa momsavdrag vid inköp för kontoret
- Att lägga kaffekostnader på fel konto, vilket påverkar bokslutsanalys
Information till bokföringsbyråer och företagare
Till bokföringsbyråer: Många småföretag köper kaffe och fika utan att fundera över hur det ska konteras. Hjälp era kunder att skilja mellan intern förbrukning (avdragsgill) och extern representation (delvis eller ej avdragsgill).
Och påminn gärna om att även små vardagsförmåner som kaffe kan skapa osäkerhet kring ansvar, särskilt om flera personer hanterar inköp, kort eller utlägg.
Därför är det klokt att uppmana kunder att ha ett lojalitetsavtal med sina anställda – även i mindre bolag.
Ett lojalitetsavtal tydliggör förväntningar, hantering av företagets resurser och stärker förtroendet.
