Påminnelseavgifter är en vanlig del av företagets ekonomi, särskilt om betalningar kommer in sent eller om du själv missar en faktura. Men hur bokför man påminnelseavgifter korrekt? Det beror på om du tar ut avgiften av en kund, eller om du själv får en påminnelse från en leverantör.
Här får både företagare och bokföringsbyråer en tydlig genomgång av hur du bokför påminnelseavgifter – och varför korrekt hantering spelar roll.
När du tar ut en påminnelseavgift till kund
Om en kund inte betalar i tid, har du rätt att ta ut en påminnelseavgift på 60 kr, enligt räntelagen. Den är skattepliktig, men momsfri.
Exempel – kund betalar faktura + påminnelseavgift (60 kr):
- Debet 1930 – Företagskonto
- Kredit 1510 – Kundfordran (för fakturabeloppet)
- Kredit 3590 – Övriga fakturerade intäkter (för påminnelseavgiften)
- Moms: Påminnelseavgifter är inte momspliktiga, så inget momsbelopp ska redovisas.
När du får en påminnelseavgift från leverantör
- Om du får en påminnelse för att du betalat en faktura för sent, är det en ej avdragsgill kostnad – bokförs som en övrig kostnad utan momsavdrag.
- Exempel – du betalar 60 kr i påminnelseavgift:
- Debet 6990 – Övriga externa kostnader
- Kredit 1930 – Företagskonto
Viktigt: Du får inte dra av någon moms, eftersom det inte är en momspliktig avgift.
Påminnelseavgift och räntekostnad – bokförs separat
I vissa fall kan leverantören ta ut både påminnelseavgift och dröjsmålsränta. Då ska dessa delas upp:
- Påminnelseavgift → Debet 6990
- Dröjsmålsränta → Debet 8410 – Räntekostnader
- Detta ger en tydligare bild av vilka kostnader som kommer av sena betalningar respektive avgifter.
Vanliga misstag
- Att lägga moms på påminnelseavgifter (det ska inte vara någon moms)
- Att bokföra påminnelseavgifter som intäkt på fel konto (t.ex. försäljning)
- Att dra av moms vid betalning av påminnelse till leverantör
- Att inte skilja på räntekostnad och avgift
Information till bokföringsbyråer och företagare
Till bokföringsbyråer: Påminnelseavgifter är små belopp men kan snabbt skapa fel i momsrapporten om de hanteras fel. Se till att era kunder inte redovisar moms på avgiften de tar ut, och att inkommande avgifter hamnar som ej avdragsgilla kostnader.
Samtidigt är sena betalningar och fakturahantering ofta ett resultat av bristande internkontroll. Påminn era kunder om vikten av att ha ett lojalitetsavtal med anställda – särskilt de som hanterar ekonomi, kundreskontra eller betalningar.
Skaffa det enkelt här:
https://intressekontrollen.se/lojalitetsavtal/
Det ger ett tydligt ramverk för ansvar och lojalitet i hantering av företagets ekonomi.
