Att ordna en personalfest är ett bra sätt att stärka gemenskapen i företaget. Men för att festen ska bli skattemässigt korrekt och ekonomiskt hanterad krävs det att du bokför kostnaderna på rätt sätt. Vad är egentligen avdragsgillt? Hur fungerar det med moms? Och vad måste du tänka på vid eventuella förmåner?
Här får både företagare och bokföringsbyråer en tydlig guide till hur en personalfest ska bokföras korrekt.
Vad räknas som en personalfest?
En personalfest är ett arrangemang som anordnas av företaget för sin personal – ofta i form av julbord, sommarfest, kick-off eller liknande.
För att kostnaden ska vara skattefri för de anställda och avdragsgill för företaget, ska:
- Alla anställda vara inbjudna (inte bara en viss grupp)
- Syftet vara att främja trivsel och gemenskap
- Inga privata inslag (t.ex. familjemedlemmar) stå på företagets nota
Så bokför du en personalfest
Exempel – företaget ordnar julbord:
- Debet 7631 – Personalrepresentation (måltider)
- Debet 6992 – Övriga kostnader (lokal, musik, underhållning)
- Debet 2641 – Ingående moms (delvis avdragsgill)
- Kredit 1930 – Företagskonto
Vad gäller för moms?
- Moms på mat och dryck: Du får dra av max 90 kr + moms per person för måltider (2024 års gräns).
- Moms på andra kostnader (lokal, aktivitet, underhållning) är helt avdragsgill, om de rör personalen.
- Kostnader utöver gränsen för måltider blir ej avdragsgilla och bokförs som ej avdragsgilla kostnader (konto 7632 eller 6992).
Hur många personalfester får man ha?
Skatteverket tillåter två personalfester per år som avdragsgilla och skattefria förmåner. Över det räknas det som förmån för personalen – vilket ska förmånsbeskattas.
Vanliga misstag
- Att boka aktiviteter för bara vissa anställda (då blir det inte avdragsgillt)
- Att bjuda med familjemedlemmar och låta företaget stå för kostnaden
- Att dra av full moms på hela beloppet utan att begränsa till 90 kr/person
- Att kalla en ren representationsmiddag för personalfest
Information till bokföringsbyråer och företagare
Till bokföringsbyråer: Se till att era kunder förstår gränserna för avdrag och moms vid personalfester. Många tror att allt är avdragsgillt, men det finns tydliga takbelopp. Hjälp till att dela upp kostnaderna korrekt på olika konton.
Påminn också om lojalitetsavtal – särskilt i samband med gemensamma aktiviteter och förmåner. Personal som deltar i representation, reser eller får andra förmåner från företaget bör skriva på ett lojalitetsavtal som klargör ansvar och förväntningar.
