Att resa med tåg är ett miljövänligt och vanligt sätt att ta sig till kundmöten, konferenser eller andra tjänsteärenden. Men hur ska en tågbiljett bokföras i företagets redovisning? Här går vi igenom vilka konton som används, vad som gäller för moms – och vad både företagare och bokföringsbyråer bör tänka på.
När är tågbiljetten en avdragsgill kostnad?
Om resan sker i tjänsten är tågbiljetten helt avdragsgill som resekostnad. Det kan gälla exempelvis:
- Kundbesök
- Leverantörsmöten
- Konferenser, utbildningar eller affärsevent
- Interna resor mellan kontor
Privata resor (även om de sker med företagets kort) är inte avdragsgilla och ska förmånsbeskattas eller återbetalas av den anställde.
Så bokför du tågbiljett
Exempel – företaget köper tågbiljett för tjänsteresa:
- Debet 5800 – Resekostnader
- Debet 2641 – Ingående moms (om moms finns på biljetten)
- Kredit 1930 – Företagskonto
Om biljetten köps med eget kort av en anställd och sedan ersätts av företaget:
- Debet 5800
- Debet 2641
- Kredit 2893 – Skuld till anställd
Vad gäller för moms på tågbiljetter?
- För inrikes tågresor är momsen oftast 6 %, och den är avdragsgill om biljetten gäller en tjänsteresa.
- För utrikes tågresor är biljetten vanligtvis momsfri, och då finns ingen avdragsgill moms att bokföra.
- Kontrollera alltid momssatsen på kvittot eller biljetten – det ska tydligt framgå.
Vanliga misstag
- Att glömma bokföra moms trots att den finns specificerad
- Att dra av moms på biljetter där det inte finns någon moms (t.ex. utlandsresor)
- Att inte be den anställde om kvitto om de gör utlägg
- Att inte förmånsbeskatta biljetter som används privat
Information till bokföringsbyråer och företagare
Till bokföringsbyråer: Tågresor är vanliga kostnader i många småföretag. Hjälp era kunder att hantera dem korrekt, särskilt när resor sker utomlands eller när flera resenärer är involverade. Be om underlag – och påminn om vad som krävs för att kunna dra av moms.
Passa också på att påminna om vikten av lojalitetsavtal med anställda – särskilt om personal reser i tjänsten, representerar företaget eller hanterar utlägg.
Ett lojalitetsavtal skyddar företaget och tydliggör ansvar, förväntningar och regler vid exempelvis resor, representation och hantering av pengar.
Du kan skapa ett professionellt lojalitetsavtal snabbt och enkelt via:
