När en anställd gör ett inköp för företagets räkning, med egna pengar, kallas det för ett utlägg. Det kan handla om att betala en tågbiljett, fika till kontoret eller hämta ut varor. Utlägg är vanliga i vardagen – men många företag bokför dem fel, vilket kan skapa problem vid bokslut eller revision.
Här går vi igenom hur du bokför utlägg från anställd på rätt sätt – med fokus på moms, konton och ansvar.
Vad är ett utlägg?
Ett utlägg innebär att en anställd betalat något för företagets räkning, i företagets namn. Det skiljer sig från kostnadsersättning, där den anställde t.ex. får schablonbelopp för milersättning eller traktamente.
Ett korrekt utlägg ska:
- Vara kopplat till verksamheten
- Styrkas med kvitto i företagets namn
- Återbetalas så snart som möjligt
Så bokför du utlägg från anställd
Exempel – anställd betalar 250 kr inkl. moms för kontorsmaterial:
- Debet 6110 – Kontorsmaterial
- Debet 2641 – Ingående moms
- Kredit 2893 – Skuld till anställd
När du senare ersätter utlägget:
- Debet 2893 – Skuld till anställd
- Kredit 1930 – Företagskonto
Viktigt: Den anställde måste lämna in originalkvitto eller kvittokopia. Företagets namn bör stå på kvittot.
Moms vid utlägg
Om utlägget gjorts i företagets namn och för verksamheten, får momsen lyftas – precis som vid vanliga inköp. Men momsen får inte dras om:
- Kvitton saknas
- Köpet gjorts i den anställdes namn
- Inköpet inte är avdragsgillt (t.ex. privat lunch)
Använd rätt konton
- 2893 – Skulder till närstående personer, kortfristiga(Används när anställda gör utlägg eller företagsägare lägger ut pengar privat.)
- 6110, 5800, 5460, m.fl. – Ange rätt kostnadskonto beroende på vad utlägget avser
- 2641 – Ingående moms om företaget har rätt till momsavdrag
Vanliga misstag
- Att betala ut pengar utan kvitto
- Att dra moms på kvitton där företaget inte står som köpare
- Att inte bokföra utlägget som en skuld före utbetalning
- Att blanda ihop utlägg med milersättning eller traktamente
Tänk på ansvaret – lojalitetsavtal vid hantering av pengar
När anställda gör inköp, hanterar kort eller gör utlägg, rör de företagets ekonomi direkt. Det innebär ett stort ansvar och ibland även en risk. Därför är det klokt att ha ett juridiskt lojalitetsavtal som reglerar:
- Ansvar vid hantering av pengar
- Sekretess kring inköp, kvitton och konton
- Vad som händer om anställningen upphör
- Ett lojalitetsavtal skapar tydlighet – både för arbetsgivare och anställd.
