Att satsa på utbildning och kompetensutveckling är en investering i både företaget och medarbetarna. Men hur ska utbildning bokföras? Vad gäller för moms, avdragsrätt och gränsdragning mot privata kostnader? Här får du en tydlig genomgång som hjälper både företagare och bokföringsbyråer att bokföra utbildning korrekt.
Vad räknas som utbildning i företag?
Utbildning kan omfatta många olika typer av insatser:
- Kurser och seminarier
- Certifieringsutbildningar
- Onlineutbildningar
- Högskolekurser (om direkt kopplade till yrket)
- Interna utbildningsdagar
Det centrala är att utbildningen har ett tydligt samband med verksamheten och syftar till att stärka yrkeskompetensen.
Hur bokförs utbildning?
Exempel – företaget betalar en kursavgift:
- Debet 7610 – Utbildning (eller 7620 – Personalutbildning)
- Debet 2641 – Ingående moms (om moms finns och är avdragsgill)
- Kredit 1930 – Företagskonto
Om en del av utbildningen inkluderar resa, logi eller traktamente bör dessa kostnader bokföras på separata konton, t.ex. 5800 (resor), 5830 (logi), etc.
Är utbildning alltid avdragsgill?
Ja – om den har ett tydligt samband med företagets verksamhet.
Exempelvis vidareutbildning inom din bransch, ny teknik, bokföring, HR eller ledarskap.
Nej – om den är av privat karaktär.
Exempel: utbildning för att byta karriär, allmän personlig utveckling eller hobbynära kurser. Dessa räknas som privata levnadskostnader och är inte avdragsgilla.
Vad gäller för moms?
Om kursen är momspliktig och köps av ett företag i Sverige eller inom EU (med omvänd skattskyldighet), kan momsen vara avdragsgill – så länge utbildningen är yrkesmässigt motiverad.
Men kurser från utlandet, eller från utbildningsanordnare utan momsplikt, kan sakna moms, vilket inte påverkar avdragsrätten men bör beaktas i bokföringen.
Vanliga misstag
- Att bokföra privat utbildning som företagskostnad
- Att missa att fördela utbildningskostnader från paketresor (t.ex. konferens med kurs + boende)
- Att glömma hantera moms rätt vid köp från utländsk leverantör
- Spara alltid fakturor och dokumentation som visar syftet med utbildningen.
Information till bokföringsbyråer och företagare om lojalitetsavtal
Till bokföringsbyråer: Många av era kunder investerar i utbildning, men behöver stöd i att avgöra vad som är avdragsgillt och hur kostnaden ska konteras. Hjälp dem gärna även att särskilja personalutbildning från ägarens privata kompetensutveckling.
Påminn också era kunder om vikten av att ha tydliga överenskommelser med anställda som går kurser eller utbildar sig i företagets namn.
Ett lojalitetsavtal är ett effektivt verktyg när en anställd får utbildning bekostad av arbetsgivaren. Det kan tydliggöra vad som gäller om personen slutar kort därefter eller tar med sig känslig kunskap till en konkurrent.
Skaffa lojalitetsavtal snabbt via:
BESTÄLL LOJALITETSAVTAL
Ett lojalitetsavtal skapar trygghet, klargör ansvar och skyddar företagets investering i kunskap.
