Att köpa dator på företaget är både vanligt och fullt tillåtet. Oavsett om du driver enskild firma, aktiebolag eller handelsbolag är datorer en självklar del av verksamheten i de flesta branscher. Men det finns saker att tänka på – särskilt när det gäller användning, ansvar och personal.
Vem får använda datorn?
En dator som köps av företaget ska i första hand användas i verksamheten. Det kan vara du själv, en anställd eller någon med uppdrag i bolaget. Datorn får användas hemma, men det ska i grunden handla om jobbrelaterad användning.
Om en anställd får tillgång till datorn även för privat bruk, ses det i vissa fall som en personalförmån. Det är helt okej att låta personalen använda arbetsdatorn även privat – men då är det viktigt att ha tydliga interna riktlinjer. Och i vissa fall ska det förmånsbeskattas.
Vad bör du tänka på?
Här är några frågor att ställa sig innan du köper dator på företaget:
- Ska datorn användas enbart i arbetet, eller även privat?
- Vem har ansvar för datorn vid skada eller förlust?
- Vad händer med datorn om en anställd slutar?
- Finns rutiner för återlämning av utrustning?
Att dokumentera vem som har vilken utrustning, och i vilket skick den ska återlämnas, minskar risken för konflikter.
Får man köpa vilken dator som helst?
Ja, så länge datorn är relevant för verksamheten. Det behöver inte vara den billigaste modellen – du får köpa utrustning som matchar företagets behov. Det är dock inte tillåtet att köpa datorer som uppenbart är för privat nöje (exempelvis gamingdator till barnen) och låta företaget stå för det.
Upprätta alltid ett inköpsintyg
Ett inköpsintyg bekräftar att inköpet hör till verksamheten och används i företagets drift. Dokumentationen ger trygghet vid bokföring och hjälper till att undvika skatterättsliga risker. Intyg och redogörelse för köp av varor eller tjänster till företaget.
