Ett aktiebolag ska ha en aktiebok enligt aktiebolagslagen. Aktieboken är bolagets register över aktier och aktieägare och den ska finnas upprättad från början. När bolaget är nybildat utgår du från stiftelseurkunden och ser till att de tecknade aktierna förs in direkt, så att aktieboken visar ägarbilden i bolaget från dag ett.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Underlaget du behöver innan du börjar skriva
För att skapa aktieboken korrekt behöver du ha bolagets grundhandlingar framför dig. Stiftelseurkunden visar vilka som tecknat aktier och hur många. Bolagsordningen behövs för att se om bolaget har olika aktieslag och vilka ramar som gäller för aktierna. Om du skapar en ny aktiebok för att den tidigare saknas behöver du dessutom samla in sådant som visar hur ägandet förändrats sedan starten, exempelvis överlåtelseavtal och beslut eller protokoll vid nyemissioner.
Så ska aktieboken byggas upp
Aktieboken ska vara tydlig och konsekvent uppbyggd. I ett vanligt aktiebolag ska varje aktie ha ett nummer och aktierna ska tas upp i nummerföljd. Det betyder att du behöver en sammanhängande numrering och att det ska framgå vilka aktienummer som hör till respektive aktieägare. För varje aktieägare ska du också ange namn, personnummer eller organisationsnummer samt postadress. Finns det olika aktieslag ska du ange vilket slag aktierna tillhör, och om bolaget använder aktiebrev ska det framgå.
Så fyller du i aktieboken när bolaget är nystartat
När du skapar aktieboken vid bolagsstart för du in stiftarna som aktieägare och anger deras identitetsuppgifter och adress. Därefter kopplar du deras innehav till aktienummer i nummerföljd och kontrollerar att totalen stämmer med bolagets aktier. När detta är gjort har du en aktiebok som fungerar som bolagets grundregister.
Så skapar du en ny aktiebok om den gamla är borttappad
Om aktieboken är försvunnen behöver du återskapa den utifrån bolagets handlingar. Du börjar med samma grund som vid bolagsstart, alltså stiftelseurkunden och den ursprungliga fördelningen av aktier. Därefter för du in de förändringar som lett fram till dagens ägarbild, baserat på avtal och beslut. Målet är att aktieboken ska visa nuvarande aktieägare med rätt uppgifter och ett innehav som går ihop med aktiernas numrering och bolagets totala antal aktier.
Datum och ändringar ska vara tydliga
När du gör införingar och ändringar i aktieboken ska det framgå när uppgifterna gäller. Det blir särskilt viktigt när aktier överlåts eller när bolaget gör förändringar som påverkar aktiestocken, som vid nyemission. En aktiebok som hålls aktuell och där datum är tydliga minskar risken för oklarheter om vem som är aktieägare vid en viss tidpunkt.
