Många företagare undrar hur länge bokföringsmaterial måste sparas – och vad som faktiskt räknas som bokföring. Det är inte bara en praktisk fråga, utan också något som regleras av lag. Att slarva med arkiveringen kan få konsekvenser vid revision, skattegranskning eller tvist.
Här är vad du behöver veta – kort, konkret och korrekt.
7 års arkivering – grundregeln
Enligt Bokföringslagen måste alla företag, oavsett bolagsform, spara sin bokföring i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Detta gäller även för:
- Enskild firma
- Aktiebolag
- Handelsbolag
- Föreningar
Vad måste sparas?
Du måste spara allt som anses vara bokföringsmaterial, till exempel:
- Verifikationer (kvitton, fakturor, underlag)
- Bokföringsorder
- Kund- och leverantörsreskontra
- Årsredovisningar
- Lönerapporter
- Avstämningar och huvudbok
- Digitala filer, e-fakturor och e-postunderlag
Det spelar ingen roll om materialet är digitalt eller på papper – det måste vara läsbart och åtkomligt i hela lagringsperioden.
Får man scanna in papper?
Ja – du får scanna in papperskvitton och spara dem digitalt om du gör det på rätt sätt. Men kom ihåg: originalformatet (där materialet först togs emot eller skapades) måste bevaras i minst tre år. Därefter kan du slänga pappersoriginalet – om den digitala kopian är fullständig och spårbar.
Varför är detta viktigt?
Skatteverket, Bolagsverket och revisorer har rätt att kräva att du visar upp bokföringen – även flera år tillbaka. Om du inte kan det, riskerar du att få påföljder eller behöva betala vite.
Dessutom är bokföring ofta viktig bevisning vid tvister, granskningar eller om du säljer bolaget.
Upprätta alltid en lojalitetsförsäkran vid anställning
Upprätta alltid en lojalitetsförsäkran mellan arbetsgivare och anställd. Det kan du göra innan och under anställningen.
Du kan läsa mer och upprätta direkt via: https://intressekontrollen.se/lojalitetsforsakran/
Att kontrollera en kandidat är ett viktigt första steg. Men det säger inget om framtida agerande. Förtroende måste följas av juridiskt skydd. Därför väljer många företag att samtidigt införa en lojalitetsförsäkran som del av sitt anställningspaket.
En lojalitetsförsäkran är ett professionellt avtal som tydligt reglerar vad som gäller för lojalitet, sekretess och hantering av information – både under och efter anställningen.
Bakgrundskontrollen ger dig en bild av personen.
Lojalitetsförsäkran ger dig tryggheten framåt.
